東海ビジネスサービス株式会社が八丁堀にオフィスを構えたのは、1980年のこと。今回の移転は、じつに40年ぶりの計画だった。ほぼ経験のないプロジェクトに、社内では少々不安の声があがったという。「何から手をつけていいかもわからない状態でしたが、何社かに提案をいただくなかで、一番頼れそうなグッドライフさんを選びました。こちらの希望するレイアウトや会議室の数をクリアしつつ、人数の増減なども見越して、柔軟にプランニングしてくれたんです」（東海ビジネスサービス専務取締役・T氏）。 まず大きく雰囲気を変えたのは、エントランスだ。誠実な印象のロゴサインと、立体的な壁の造作が目を引く。「エレベーターを降りてすぐにある空間なので、凸凹の木材を取り入れたデザインにすることで、見栄えをぐっと良くしました。ここにはもともとの照明が少なかったのですが、あえてその照度を逆手に取り、ムーディーな雰囲気に仕上げたのもポイントです」と、グッドライフのプロジェクトマネージャー・菅原氏。
プロジェクトマネジメント
設計/デザイン
家具
ネットワーク/セキュリティ
設備
内装
オフィス移転
以前の執務エリアは3フロアに分かれていたため、部署間の連携がとりにくいのが課題だった。今回の移転ではすべてを1フロアにまとめ、全体を見渡せるオフィスにして、社員の円滑なコミュニケーションを促したいという。
「IT企業として、ペーパーレスやセキュリティの問題にもしっかり取り組みたいと考えていました。そのため、この引っ越しを機に、なんとなく持ち続けていた書類を整理して、データ化。オフィスをすっきり片づけつつ、フリーアドレスを取り入れることで社員同士の交流を増やし、結束を強めたかったのです」と、専務取締役のT氏は語る。
とはいえ、デスクがなくなるとオフィスの使い方が大きく変わるため、社員には戸惑いがあった。移転後は、出社したら各自のプライベートロッカーから荷物を出し、自由に席を選んで仕事をして、帰社時にまたデスクを片付ける。そんな新しい仕事の流れを社員に説明するため、グッドライフも配布資料を制作した。「菅原さんがわざわざ朝礼に立ち会ってくれて、移転準備の説明や、オフィスの使い方の説明をサポートしてくれたんです。まさかそのためだけに、8:45から弊社まで来てくれるとは思いませんでした（笑）」（東海ビジネスサービス・管理本部・I氏）
「古い文化にとらわれている社員が少なくなかったため、単純な移転というよりも、オフィスの使い方に関する意識改革が難しかったんです。デザインやレイアウト、工事といった実務だけでなく、社内のコミュニケーションまでグッドライフさんがフォローしてくれて助かりました」（東海ビジネスサービス・システム本部・O氏）
3つ設けた会議室は、広さとデザインにバリエーションをつけた。暗めの色味で重厚感ある空間は、広くて大人数の会議向き。社員がくつろげるように、コーラルピンクの椅子を入れたカジュアルな部屋もある。これまでの会議室はどれもオープンな空間だったので、こまやかな商談がしにくい場合もあったが、天井まで壁を設けたため使い勝手がよくなった。ペーパーレスを徹底するために、各部屋にモニターも設置している。
「オフィスの利便性向上は、社員のモチベーションアップはもちろん、採用の手ごたえにもあらわれています。採用面接で、応募者のリアクションが格段に違うんです」と、T氏。
コストを抑えて納得いくオフィスをつくるために、さまざまな工夫も凝らしている。カタログやショールームでコストパフォーマンスのいい什器を探したり、施工費を下げられるように素材や業者を丁寧に検討したり。前オフィスの原状回復費用が予想よりもふくらんだときは、グッドライフが間に入って、見積もり項目をひとつずつ精査もした。
「困ったことがあればすぐに来てくれて、資料やプランもフレキシブルに整えてくれた。全体の予算は予定より少々オーバーしましたが、仕上がりにはとても納得しています」と、T氏はプロジェクトを振り返る。オフィスをつくるところだけが、グッドライフの仕事ではない。担当者の悩みに寄り添い、移転後に社員が使いこなせるまでサポートすることも、大切な仕事だ。
