オフィスのレイアウト変更は、単なる模様替えではなく、業務効率や社員のエンゲージメント向上、企業のブランド力を大きく左右する重要な取り組みです。しかし実際には「費用がどれくらいかかるのか分からない」「コストを抑えながら効果を出す方法を知りたい」といった悩みを持つ企業も少なくありません。本記事では、レイアウト変更の目的から進め方、費用の目安、コスト削減のコツ、調整すべき事と問題点等を体系的に解説します！
① オフィスレイアウト変更の目的とは？
１．業務効率化を追求するためのレイアウト変更
レイアウト変更の目的で最も挙げられるのは、業務効率の向上です。人員数や組織体系の変更に合わせて業務がスムーズに進むようにレイアウトを変更し、オフィスのスペース効率を上げる事を目的にご依頼頂く事が多いです。動線が悪い、打ち合わせスペースが足りない、部署間の距離が遠い──こうした課題は日々の生産性を下げる原因になります。最近多いのは「集中できる環境を作りたい」というもの。空間を設計する前にチームの業務フローを整理し、必要な設備や人の動きを可視化することで、無駄のない空間構成を実現する事ができます。「執務席をフリーアドレスにしたけれど思ったより活用されていない」といった疑問から、改めて各部署の理想の働き方を社内アンケートで確認してみる事もおすすめです。近接するように席を配置した方が良い部署、プロジェクトチームとしての活動が多い等、具体的な働くシーンを振り返る事でレイアウト変更の目的が整理されると思います。
２．従業員の快適な職場環境を構築する
快適なオフィスは、社員のパフォーマンスを引き出す基盤です。採光や通風、座席の間隔、リフレッシュエリアの配置など、物理的な要素が心理的な安心感に直結します。在宅勤務とのハイブリッドワークも恒常化している中で、「オフィスに来たいと思える環境づくり」は企業の命題となっています。また、部署間の垣根を超えた交流を促すことも、レイアウト変更の大きな狙いとなります。偶発的な会話が生まれるカフェスペースや、部署横断で使える打ち合わせエリアなど、コミュニケーションを意図的に設計する発想も重要です。これにより、チームの連携が深まり、イノベーションの土壌が育ちます。
②オフィスレイアウト変更のメリット
１．社内へのメリット：社員満足度の向上／生産性向上
社員の声を反映したレイアウト変更は、モチベーションを高める効果があります。「自分たちの働く環境が良くなった」という実感は、エンゲージメントの向上につながり、離職防止にも寄与します。効率的な動線設計や集中と交流のバランスを考えたゾーニングにより、業務のスピードと質が向上します。テレワーク時代には、オンライン会議スペースやWEB会議に適した音環境の整備も効果的です。働きやすさの高まりが業務のパフォーマンスに繋がり、採用面接で来社した学生が見るふとしたシーンに活気が出るなど、未来の社員へのアプローチにも繋がる効果が期待されます。
２．社外へのメリット：企業ブランディングへの寄与
エントランスや会議室は、社外のパートナーや採用候補者に企業の印象を伝える場所でもあります。企業理念や行動指針などの企業の想いを伝える場として効果的です。ノンバーバルデザインの中にも、企業としての姿勢や今後の方向性を表現する事は可能です。近年では環境負荷を考えた素材選定等、社会参画のメッセージを伝える場としても活用されています。このように、デザイン性と機能性を両立した空間は、「この会社で働きたい」「この会社に任せたい」という信頼を醸成し、企業とのつながりを強める役割を果たします。
③オフィスレイアウト変更の進め方
１．変更の目的を明確にする
まず、なぜレイアウトを変えるのかを明確にすることが重要です。「席数の不足解消」「部署の再配置」「採用強化に向けたイメージ刷新」など、目的を定めることで、工事範囲や投資の優先順位が整理できます。工事の業者選定にもスムーズに進める事ができる材料になります。目的を明確にした後に「ゾーニング計画を立てる」といった具体的なイメージを社内で考えておくといったお役立ち方法もありますが、目的をご共有いただければ、ゾーニング計画から既存会社の提案を受ける形をとって良いでしょう。通常業務と共に、どんなゾーニングが良いのかを並走して考えるのはとても労力がいります。目的の整理と共に、困っている事を書き出す等の現状把握をお願いできたらと思います。
２．業者選定と依頼の流れ
レイアウト変更には、オフィス移転と同様に、設計・施工・什器手配など複数の工程が関わります。それぞれ別会社に発注する事も可能ですが、全体のコスト管理やスケジュール管理など全体の取りまとめを社内で担う事はかなり重労働であり、逆にどこか一社にとりまとめを依頼すると余計な費用がかかってしまう可能性もある為、一括で対応できる業者を選ぶことで、スムーズに進める事ができます。勿論全てを新規リニューアルでなく、現在使用中のものを継続使用しながらリニューアルすることも可能となる為、打ち合わせ時には「課題」「理想」「予算感」を候補業者に共有し、提案内容を比較検討していくと良いでしょう。同じ伝え方でも伝わり方は千差万別な為、ニーズの汲み取りがスムーズで意思疎通しやすい事も業者選定のポイントになります。
④オフィスレイアウト変更の費用について
１．一般的な費用相場と見積もり
オフィスのレイアウト変更費用は、規模や工事内容によって大きく異なりますが、1㎡あたり5万～30万円が一般的な目安です。主な費用項目は以下の通りです。
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造作・間仕切り工事
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電気・LAN・照明の移設
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床・壁・天井の仕上げ変更
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家具・什器の購入または再配置
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デザイン・設計費
複数業者から見積もりを取得し、項目単位で比較することがポイントですが、実際に各業者によって見積書の形式が異なる為、項目単位での比較が難しいのが現状です。よって、各業者にどういう部分が強いのか（金額を頑張れる部分や見積査定の考え方等）をプレゼン時に確認しておくことで、ただの金額比較にはならずに進めらるでしょう。各社の提案の中に、企業からヒアリングしたニーズを反映している所が必ずある為、どの部分に金額をかけているのか、メリハリを付けた部分としては提案の中ではどこになるのかを確認する事が大切です。
２．コストを抑えるためのポイント
上記でお話しした通り、各社の考えが形になった見積書を分析する事は難しい作業ではありますが、やはりコスト削減の鍵も掴んでおきたいですよね。ポイントは「既存資産の有効活用」と「計画の精度」にある為、押さえたいところです。「既存資産の有効活用」というのはイメージ通り現状使用している家具や照明、床材などの内装資材を再利用する事になりますが、”リニューアルした部分が綺麗になった時に既存資産が浮いてしまって困っている、最初から変えておけばよかった”という事後予想外のコストが発生してしまう可能性も含む為、注意が必要です。後者の「計画の精度」が最も重要だと思います。内装資材は千差万別、同じ色でも様々な種類から選択が可能なため、気に入ったデザインイメージの中で資材のランクを下げていく事も可能です。業者選定時に、こういった細かな相談もしっかりできる・聞いてもらえる会社を選定する事も大事なポイントとなります。
３．隠れた費用を把握する方法
目に見えにくい費用にも注意が必要です。レイアウト変更には、既存の什器や荷物を移動したり戻したりする作業費や、廃棄費用、レイアウトが変更になる事によって発生する電話・ネットワーク工事、電源工事など様々な工事が発生する事が多いです。２番のコストを抑えるためのポイントに通じるところもありますが、見積金額には大きく分けて「内装デザインに直結するもの」と「内装デザインに付随した作業・工事費」に分かれます。付随した作業・工事費は、レイアウト変更の内容によって発生が必須となる部分となる事が多い為、まずは隠れているように見えるマストな費用を把握すると良いでしょう。また、退去時の原状回復を考慮した設計にしておくことも、将来のコスト負担も軽減できる為、工事業者と相談していけると良いポイントです。
⑤オフィスレイアウト変更のスケジュールと手順
１．効率的な計画作成のステップのまとめ
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現状の課題整理
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コンセプト・目的の設定
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業者選定＝レイアウト案、予算調整
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工事スケジュール確定
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着工・引渡し
最初の2ステップで十分に時間をかけることが、後のコスト削減につながります。
２．工事期間と実施のタイムライン
100坪前後の一般的なオフィスでは、工事期間は2～3週間程度。ただし、設計期間を含めると全体で3～6か月の余裕を見ておくと安心です。
３．調整すべきポイントと注意点
オフィスの面積だけでなく、入居ビルによって指定工事区分が異なったり、工事できる時間帯や資材の搬入経路など様々な違いがあります。レイアウト変更の費用やスケジュールに大きく関わる部分であるため、ビル管理会社との連携をしっかり行うレイアウト変更業者にお願いすると安心して進められるでしょう。
⑥オフィスレイアウト変更後の評価と改善
アンケートや稼働率データを基に、変更前後での生産性や満足度を比較します。数値化することで、投資効果を明確にできる為、効果測定を依頼できるかどうか相談してみるものも良いと思います。数値化が難しくとも、簡単なアンケートを基に定性的な評価やフィードバックを社内から集める事で、今後も利用状況の変化に合わせて小規模な改善を重ねることがき、常に最適な状態を保つきっかけとなります。オフィスは一度つくって終わりではないので、レイアウト変更を機に社内の声を集める事で新たな経営課題に気付くといった声も少なくありません。また、社員一人ひとりが「働きやすい環境づくり」に関心を持ち、意見を発信できる文化を育てることが、持続的なオフィス改善の鍵です。
オフィスレイアウト変更は、企業にとって大きな投資ですが、「計画」「コスト管理」「社員参加」を意識することで、費用対効果を最大化できます。業務効率・快適性・ブランド力を同時に高めるために、経験豊富な専門業者とともに、目的に沿ったレイアウトを設計しましょう。
